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电子邮件礼仪

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    电子邮件,又称电子函件或电子信函,它是利用电子计算机所组成的互联网络,不仅安全保密、节省时间,又不受篇幅的限制,清晰度极高,而且还可以大大地降低通讯费用。
(一)使用电子邮件的优点及缺点
1 .优点
(1)不用信纸和笔,用电脑就可以了。
(2)免费使用,免贴邮票,免投邮筒,直接成本只是使用电脑的电费和网费。
(3)安全性高,不用担心信件遗失。
(4)没有收信人人数的限制。
(5)速度快,一般情况下是即发即收。
2 .缺点
(1)须有电脑,有使用场合的限制,最基本的条件是有一部电脑并且能上
网,收信人也要具备收信的能力。
(2)只能传递信息,无法传递有形的物体,无法取代传统的包裹或货物邮
递。
(二)电子邮件的格式与内容
(1)纯文字格式:任何版本皆可收发,档案小,但无法加入图片、声音等。
(2) Html 格式:可加入图片、声音等多媒体,还可变换字型、大小、位置、插入图片,甚至超链接,要求IE 的版本在3 .0 版以上,且档案较大。
(3)你可以把文件附加在E 唱mail 中。最好不要使用很大的附件,除非你知道收信人确实需要。
(三)收发电子邮件
收发电子邮件是人们利用网络办公最常见的手段,也是最重要的方式。在收发电子邮件的不同阶段,大家务必要遵循一定规则。
1 .撰写与发送
电子邮件的撰写与发送皆有一定规定和要求:
(1)为节约费用,在撰写电子邮件时,尤其是在撰写多个邮件时,应在脱机状态下撰写,并将其保存于发件箱中。然后在准备发送时再连接网络,一次性发送。
(2)利用网络办公时所撰写的必须是公务邮件,不可损公肥私,将单位邮箱用做私人联系途径之用,不得将本单位邮箱地址告诉亲朋好友。
(3)在地址板上撰写时,应准确无误地键入对方邮箱地址,并应简短地写上邮件主题,以使对方对所收到的信息先有所了解。
(4)在消息板上撰写时,应遵照普通信件或公文所用的格式和规则。邮件篇幅不可过长,以便收件人阅读。
(5)邮件用语要礼貌规范,以示对对方的尊重。撰写英文邮件时不可全部采用大写字母,否则就像是发件人对收件人盛气凌人的高声叫喊。
(6)不可随便发送无聊、无用的垃圾邮件,无端增加网络的拥挤程度。
(7)要保守国家机密,不可发送涉及机密内容的邮件,不得将本单位邮箱的密码转告他人。
2 .接收与回复
接收与回复电子邮件时,通常应注意以下几点:
(1)应当定期打开收件箱,最好是每天都查看一下有无新邮件,以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。
(2)应当及时回复公务邮件。凡公务邮件,一般应在收件当天予以回复,以确保信息的及时交流和工作的顺利开展。若涉及较难处理的问题,则可先电告发件人已经收到邮件,再择时另发邮件予以具体回复。
(3)若由于因公出差或其他原因而未能及时打开收件箱查阅和回复时,应迅速补办具体事宜,尽快回复,并向对方致歉。
(4)不要未经他人同意向对方发送广告邮件。
(5)发送较大邮件需要先对其进行必要的压缩,以免占用他人信箱过多的空间。
(6)尊重隐私权,不要擅自转发别人的私人邮件。


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